PRIVACYVERKLARING

Privacybeleid Onthaalcentrum Ter Heide vzw

Bij Onthaalcentrum Ter Heide vzw vinden we het belangrijk om op een veilige en confidentiële wijze om te springen met de persoonsgegevens die worden verzameld wanneer je in contact komt met onze organisatie. Deze Privacy Policy omschrijft welke persoonsgegevens wij verwerken, wie toegang heeft tot deze gegevens en hoe wij deze verwerken.

Onthaalcentrum Ter Heide vzw, met maatschappelijke zetel te Peulisbaan 39, 2820 Rijmenam en ingeschreven in de K.B.O. onder nummer 0407 703 470 is de Verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Onthaalcentrum Ter Heide vzw verklaart dat zij als Verantwoordelijke voor de Verwerking de Belgische privacywetgeving naleeft evenals de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

- uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;

- verwerking van de persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

- vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;

- passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;

- geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

- op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Verantwoordelijke voor de gegevensverwerking

Indien u vragen en/of klachten heeft met betrekking tot de bescherming en verwerking van uw gegevens, kan u steeds terecht bij onze Data Protection Officer (DPO), Ruth Smeets via mail op dpo@ooocterheide.be .

U hebt ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming (https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/).

Wijzigingen Privacyverklaring

Indien Onthaalcentrum Ter Heide vzw een wijziging aanbrengt in de privacyverklaring dan zal deze aangekondigd worden op de website en in de eerstvolgende nieuwsbrief volgend op de wijziging.

Wat zijn persoonsgegevens?

We volgen de definitie van de AVG voor persoonsgegevens:

alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon

Indien deze Privacy Policy naar persoonsgegevens verwijst, wordt verwezen naar deze definitie uit de Verordening.

Welke gegevens worden verwerkt, waarom en wie heeft toegang?

Onze medewerkers zullen uitsluitend gegevens bijhouden waarvoor we een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang hebben of wanneer de gegevens nodig zijn in functie van het uitvoeren van een overeenkomst.

Logistieke medewerkers hebben geen toegang tot de persoonlijke gegevens van cliënten. Nachtbegeleiders beschikken enkel over de noodzakelijke gegevens om een veilige, zorgzame nachtpermanentie te garanderen. Pedagogisch personeel (begeleiders, psychologen, gezinsbegeleider en trajectbegeleider) en directie hebben toegang tot alle cliëntgegevens en zijn allen gebonden aan het beroepsgeheim.

Indien je met onze medewerkers een gesprek hebt gehad (bv. tijdens een huisbezoek, een gesprek in onze organisatie of een telefoongesprek), kan je volgende gegevens over jou terugvinden:

  • Identificatiegegevens: naam en functie of je relatie met onze cliënt
  • Contactgegevens: telefoonnummer, adres en e-mailadres
  • Begeleidings- en diagnostische gegevens: datum van het contact en inhoud van het gesprek

Relevante gegevens en verslagen worden opgeslagen in een elektronisch cliëntdossier waarmee een geheimhoudingsovereenkomst is getekend (https://licquid.com). Deze aanbieder voldoet aan alle veiligheidsnormen (ISO-9001, ISO-20000-IT, ISO-27001 en NEN-7510) en is AVG-compliant.

De informatica hardware worden onderhouden door de firma ODIT NV, met maatschappelijke zetel te Maanstraat 11 te 2800 Mechelen. Er werd met hen een verwerkingsovereenkomst afgesloten.

Van alle bezoekers van de website worden beperkt gegevens verzameld via cookies, meer informatie onderaan deze policy.

Indien je bij ons solliciteert: alle gegevens die je via mail of brief instuurt, komen toe bij de administratie, worden vervolgens overgemaakt aan de directeur en daar bewaard.

Welke gegevens gaan naar de derden?

In beperkte mate zijn wij verplicht om gegevens door te geven aan de overheid. Dit betreft echter alleen cliëntinformatie en gegevens over onze eigen medewerkers.

In geval van nood kunnen onze medewerkers relevante persoonsgegevens bezorgen aan artsen of overheidspersoneel (bv. politie bij seining). Dit komt steeds mee in het dossier en je zal hiervan steeds op de hoogte gehouden worden.

De bevindingen vanuit het door ons gevoerde onderzoek zullen steeds gedeeld worden met uw contactpersoon aanmelder.

De gegevens blijven binnen de Europese Economische Ruimte en worden dus ten volle gedekt door de juridische bescherming van de GDPR.

Veiligheid en vertrouwelijkheid

Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens verzameld te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.

Hoe lang worden mijn gegevens bewaard?

We zijn bij wet verplicht om onze cliëntdossiers bij te houden tot 5 jaar na je meerderjarigheid, daarna worden ze vernietigd tenzij een andere wetgeving vraagt dat ze langer worden bijgehouden. Een aantal cijfers worden permanent geanonimiseerd bijgehouden omwille van hun statistische waarde.

Functionele cookies worden slechts bijgehouden gedurende de periode van je bezoek aan onze website. Niet-functionele cookies zoals Google Analytics worden geanonimiseerd verwerkt op servers van Google voor statistische doeleinden.

Indien je bij ons solliciteert, worden je gegevens 6 maanden bewaard bij de directeur. Word je gekozen als medewerker, dan gaan je CV en motivatiebrief mee in je personeelsdossier. Personeelsdossiers van medewerkers worden bewaard tot 10 jaar na uitdiensttreding op een veilige plaats.

Wat zijn mijn rechten?

Volgens de AVG heb je volgende rechten betreffende de verzamelde persoonsgegevens:

  1. Recht op inzage: je hebt het recht om toegang te vragen tot je informatie en deze in te kijken. Ook mag je bekijken hoe zijn gegevens verwerkt worden.
  2. Recht op rechtzetting: je mag je gegevens laten verbeteren, aanvullen of wissen indien we deze niet meer nodig hebben of niet relevant zijn.
  3. Recht om vergeten te worden: je hebt het recht om volledig uit ons systeem gewist te worden (behalve wanneer andere wetten dit ons verbieden).
  4. Recht om klacht in te dienen: bij gebrek aan oplossing binnen het Decreet Rechtspositie Minderjarigen, kan je je richten tot de Autoriteit Gegevensbescherming.
  5. Recht om toestemming in te trekken: gegevens die we over jou verwerken op basis van je toestemming, kan je op elk moment stopzetten.
  6. Recht op beperking van de verwerking: je hebt het recht om de verwerking van je gegevens (tijdelijk) te beperken (behalve wanneer andere wetten dit ons verbieden).
  7. Recht op overdraagbaarheid: wil je gegevens die wij over jou hebben overdragen aan iemand anders, dan kan je dit kosteloos.
  8. Recht om zich te verzetten tegen beslissingen op basis van geautomatiseerde verwerkingen: alle automatische verwerkingen door Licquid, BINC, INSISTO of andere elektronische toepassingen (bv. kinderbijslag).

Cookies

Wat zijn cookies?

Een "cookie" is een klein bestand dat geplaatst wordt op de harde schijf van uw computer. De inlichtingen opgeslagen op deze cookies kunnen enkel door ons gelezen worden en enkel gedurende de duur van het bezoek aan de Website.

Onze website gebruikt cookies en gelijkaardige technologieën om jouw gebruiksvoorkeuren te onderscheiden van die van andere gebruikers van onze website. Dit helpt ons om je een betere gebruikerservaring te bieden wanneer je onze website bezoekt en laat ons ook toe onze website te optimaliseren.

Ten gevolge van recente wetswijzigingen worden alle websites die gericht zijn op bepaalde delen van de Europese Unie verplicht om jouw toestemming te vragen voor het gebruik of opslaan van cookies en gelijkaardige technologieën op jouw computers of mobiele apparaten. In afwachting van de nieuwe ePrivacy verordening, vallen we je nog niet lastig met de keuze om cookies al dan niet te accepteren. In plaats daarvan gebruiken we zo weinig mogelijk cookies en geven we je hieronder duidelijke en volledige informatie over de cookies die wij gebruiken en hun doel.

Soorten cookies die we gebruiken

Website www.ooocterheide.be: De hosting gebeurt via webnode. Webnode erkent dat zijn klanten, bezoekers, gebruikers en anderen die gebruik maken van www.webnode.com of andere websites die eigendom zijn en/of beheerd worden door hen ("Webnode AG") hun privacy waarderen. Dit privacybeleid bevat belangrijke informatie over het gebruik en de openbaarmaking van de gebruikersinformatie, verzameld over Webnode websites.

Wanneer u onze website bezoekt, kan het zijn dat er één of meerdere cookies worden verstuurd - een klein tekstbestand met een reeks alfanumerieke karakters - naar uw computer waarmee uw browser uniek identificeert. Er worden zowel sessiecookies als permanente cookies gebruikt. Een permanente cookie blijft op uw harde schijf na u uw browser afsluit. Permanente cookies kunnen worden gebruikt door uw browser bij volgende bezoeken aan de site. Permanente cookies kunnen worden verwijderd door het volgen van uw web browser help-bestand. Een sessie-cookie is tijdelijk en verdwijnt na u uw browser afsluit. U kunt uw browser alle cookies laten weigeren of laten waarschuwen wanneer er een cookie wordt verzonden. Sommige onderdelen van de website zullen minder goed functioneren als de functie "cookies accepteren" is uitgeschakeld.

Google Analytics gebruikt cookies om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. Met behulp van deze data kunnen rapporten over website-activiteit opgesteld worden. Lees hier meer over hoe Google de gegevens gebruikt die uw browser verzendt.

Meer informatie over cookies vindt u tevens op www.allaboutcookies.org

Privacyverklaring - versie 29/1/2019