Privacy Policy
Privacy policy
Privacyverklaring website
OOOC Ter Heide vzw hecht een groot belang aan je privacy en een zorgvuldige omgang met je persoonsgegevens. We doen daarom ons uiterste best om je met deze privacyverklaring in heldere en duidelijke taal uit te leggen welke persoonsgegevens we van jou verzamelen, waarvoor we deze gebruiken en wat je rechten in dit verband zijn.
Deze versie van deze privacyverklaring (versie: 1.0) dateert van 11 september 2026.
4 Waarom en hoe verwerken wij jouw persoonsgegevens?.
4.3 Aanmelding en beheer van de wachtlijst
4.4 Intake en het sluiten van een overeenkomst
4.5 Begeleiding, opvang en beheer van het begeleidingsdossier
4.6 Meldingen van grensoverschrijdend gedrag en ernstige incidenten.
4.7 Beheer van klachten en meldingen.
4.10 Beheer van leveranciersrelaties (incl. prospectie nieuwe leveranciers)
4.11 Financiële administratie, giften en sponsoring.
5 Delen van persoonsgegevens met derden.
6 Doorgeven van persoonsgegevens buiten de EER.
7 Hoe lang bewaren we je persoonsgegevens?.
8 Geautomatiseerde individuele besluitvorming.
9 Wat zijn je rechten en hoe kan je deze uitoefenen?.
9.3 Recht op beperking van de verwerking:
9.4 Recht op gegevensoverdraagbaarheid:
9.6 Recht op gegevenswissing (recht op vergetelheid):
9.7 Recht op het intrekken van je toestemming:
10 Bij wie kan ik met verdere vragen of eventuele klachten rond privacy terecht?.
2 Wie zijn wij?
“Wij”, “We”, “ons” of “onze” betekent Onthaal-, Observatie- en Oriëntatiecentrum Ter Heide vzw met maatschappelijke zetel te Peulisbaan 39, 2820 Bonheiden en met ondernemingsnummer
0407.703.470.
OOOC Ter Heide vzw is een voorziening binnen de bijzondere jeugdzorg, erkend en gesubsidieerd door het agentschap Opgroeien. Wij begeleiden kinderen, jongeren, jongvolwassenen en hun context, zowel via verblijf (leefgroepen, gezinshuizen, kamers en studio’s) als via begeleiding aan huis.
Indien je vragen, opmerkingen of klachten hebt met betrekking tot deze privacyverklaring of de verwerking van jouw persoonsgegevens, of je wenst één van jouw rechten uit te oefenen, gelieve dan contact op te nemen met ons per e-mail naar info@ooocterheide.be.
3 Toepassingsgebied
Deze privacyverklaring is van toepassing op deze website, onze communicatieactiviteiten en de algemene werking en organisatie van OOOC Ter Heide vzw.
Ze richt zich tot iedereen van wie wij persoonsgegevens verwerken: de kinderen, jongeren en jongvolwassenen die wij begeleiden en hun context (ouders, opvoedingsverantwoordelijken en andere betrokkenen uit hun netwerk), vrijwilligers, stagiairs en sollicitanten, onze leveranciers en partners, de leden van onze bestuursorganen, schenkers en sponsors, en de bezoekers van onze website en onze gebouwen.
Word je door ons begeleid, dan krijg je bij de aanmelding en de intake daarnaast nog specifieke en meer gedetailleerde informatie over de verwerking van jouw gegevens in je begeleidingsdossier. Die informatie vult deze privacyverklaring aan.
4 Waarom en hoe verwerken wij jouw persoonsgegevens?
Als je onze website bezoekt, door ons begeleid wordt, voor ons werkt of op een andere manier met ons in contact staat, is het mogelijk dat er bepaalde persoonsgegevens worden verwerkt. Hieronder vind je meer informatie over de verschillende verwerkingsactiviteiten die mogelijk op jou van toepassing zijn.
4.1 Gebruik van onze website
Wanneer je onze website bezoekt kunnen we persoonsgegevens verwerken met behulp van online technieken zoals cookies, trackers, scripts en soortgelijke technologieën (hierna 'cookies' genoemd). Het kan gaan om (1) essentiële cookies die strikt noodzakelijk zijn om een bericht te verzenden via een elektronisch communicatienetwerk, om de beveiliging van onze website te garanderen of informatie op te slaan over het verlenen van een uitdrukkelijk door jou gevraagde dienst; (2) functionele cookies die je gebruik van onze website verder vorm geven; (3) analytische cookies om je gebruik van onze website te meten en analyseren; (4) marketing cookies om je (gepersonaliseerde) advertenties te bezorgen; en (5) andere cookies van derde partijen die we op onze website toestaan.
Meer informatie hieromtrent vind je in onze cookieverklaring.
4.2 Contact via website
Toestemming - Op onze website zijn contactformulieren beschikbaar om met ons in contact te treden. Je kan ons ook altijd bereiken via e-mail, briefpost of telefoon. We verwerken deze persoonsgegevens om je contactverzoek te behandelen maar hebben geen zicht of controle over eventuele andere persoonsgegevens die je ons meedeelt via de open invulvelden. We verzoeken je hier geen vertrouwelijke of gevoelige gegevens in mee te delen.
Deze verwerking gebeurt op basis van je toestemming. Weet dat je die te allen tijde kan intrekken. Deze intrekking heeft geen invloed hebben op de rechtmatigheid van de verwerking die gebeurde voor de intrekking van je toestemming.
- Welke persoonsgegevens verwerken wij?
- Identificatie- en contactgegevens
- Andere gegevens zoals mogelijks spontaan meegedeeld in het contactformulier:
- Beroepsgerelateerde gegevens
- Persoonlijke bijzonderheden
De inhoud van je vraag of bericht
- Hoe verkrijgen we deze persoonsgegevens? Rechtstreeks van jou bij het invullen van ons contactformulier of bij je bericht via e-mail of telefoon.
- Hoe lang bewaren we ze? Tot 1 jaar na afhandeling van het contactverzoek plus de archiveringstermijn van de daaraan gerelateerde communicatie (zoals e-mails).
- Met wie kunnen we deze persoonsgegevens delen (andere dan de verbonden en geassocieerde vennootschappen)? Verwerkers (zoals bijvoorbeeld onze hosting partner) waar we beroep op doen in het kader van onze website, het contact of ons relatiebeheer
- Wordt er bij deze activiteiten aan geautomatiseerde individuele besluitvorming gedaan? Nee
- Is er bij deze activiteiten sprake van een doorgifte buiten de EER? Nee
4.3 Aanmelding en beheer van de wachtlijst
Wettelijke verplichting – Wanneer een kind of de jongere bij ons wordt aangemeld, verwerken we de gegevens die nodig zijn om de aanvraag te beoordelen, de aanmelding of inschrijving af te handelen en de wachtlijst te beheren.
Deze verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op ons rusten als erkende voorziening binnen de jeugdhulp. Voor gezondheidsgegevens steunen we bijkomend op artikel 9.2.h AVG (verstrekking van sociale diensten en zorg).
- Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Identificatie- en contactgegevens van het kind of de jongere en van zijn of haar context
Gezinssamenstelling en gegevens over de gezinssituatie
Gegevens over de hulpvraag en over voorgaande en lopende hulpverlening
Gezondheidsgegevens, voor zover relevant voor de aanmelding
Praktische gegevens (zoals school, vervoer en beschikbaarheid)
- Hoe verkrijgen we deze persoonsgegevens?
Rechtstreeks toegankelijke jeugdhulp: rechtstreeks van de jongere, diens ouders of opvoedingsverantwoordelijken
Niet-rechtstreeks toegankelijke jeugdhulp: aanmelding bij de Intersectorale Toegangspoort (via het systeem INSISTO)
- Hoe lang bewaren we ze? Niet langer dan nodig om de aanmelding en wachtlijst te beheren. Wordt de aanmelding niet omgezet in een begeleiding, dan worden de gegevens automatisch verwijderd zodra de aanmelding is afgehandeld. Leidt de aanmelding tot een begeleiding, dan gelden de bewaartermijnen van het begeleidingsdossier.
- Met wie kunnen we deze persoonsgegevens delen (andere dan de verbonden en geassocieerde vennootschappen)?
- Onze eigen medewerkers die betrokken zijn bij de aanmelding
- Wordt er bij deze activiteiten aan geautomatiseerde individuele besluitvorming gedaan? Nee
- Is er bij deze activiteiten sprake van een doorgifte buiten de EER? Nee
4.4 Intake en het sluiten van een overeenkomst
Uitvoering van een overeenkomst en wettelijke verplichting – Bij de opstart van een begeleiding sluiten we een schriftelijke overeenkomst en overlopen we onze algemene werking. In dat kader verzamelen we de gegevens die van belang zijn voor de opvang, verzorging, begeleiding en ontwikkeling van het kind of de jongere, vragen we de nodige toestemmingen (onder meer om voorgaande en lopende hulpverleners te contacteren en om beeldmateriaal te maken en te gebruiken) en informeren we de jongere en context over onze werking.
Deze verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst en om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op ons rusten als erkende voorziening binnen de jeugdhulp.
- Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Identificatie- en contactgegevens van het kind of de jongere, de ouders of de voogd en andere contactpersonen
Gezinssamenstelling en gegevens over de gezinssituatie
Gegevens over voorgaande en lopende hulpverlening
Gezondheidsgegevens
De toestemmingen die je ons geeft
- Hoe verkrijgen we deze persoonsgegevens?
Via de verwijzer of de intersectorale toegangspoort
Rechtstreeks van de jongere, diens ouders of opvoedingsverantwoordelijken
Van eerdere of lopende hulpverleners, mits daarvoor toestemming werd gegeven
- Hoe lang bewaren we ze? Tot de leeftijd van 35 jaar van het kind of de jongere
- Met wie kunnen we deze persoonsgegevens delen (andere dan de met ons verbonden entiteiten)?
- Onze eigen medewerkers die betrokken zijn bij de aanmelding
- De verwijzer
- Wordt er bij deze activiteiten aan geautomatiseerde individuele besluitvorming gedaan? Nee
- Is er bij deze activiteiten sprake van een doorgifte buiten de EER? Nee
4.5 Begeleiding, opvang en beheer van het begeleidingsdossier
Uitvoering van een overeenkomst, wettelijke verplichting en taak van algemeen belang – Om een kind of jongere te kunnen begeleiden houden we een dossier bij. Daarin verwerken we de gegevens die van belang zijn voor de handelingsgerichte diagnostiek, de opvang, de verzorging, de begeleiding en de ontwikkeling van het kind of de jongere. Het gaat onder meer om observaties door de leefgroepbegeleiding, de psycholoog en de gezinsbegeleider, om interne verslaggeving (team, intervisie en miniteams), om oriëntatieverslagen, om nachtfiches en om de bezoek- en weekendregeling.
Deze verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de (begeleidings)overeenkomst alsook om te voldoen aan wettelijke verplichtingen die op ons rusten als erkende voorziening binnen de jeugdhulp en voor de vervulling van onze taken van algemeen belang. Voor gezondheidsgegevens en andere gevoelige gegevens steunen we bijkomend op artikel 9.2.h AVG (verstrekking van sociale diensten en zorg).
Deze verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst en om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op ons rusten als erkende voorziening binnen de jeugdhulp.
- Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Identificatie- en contactgegevens van het kind of de jongere, de ouders of de voogd en andere contactpersonen
Gezinssamenstelling en gegevens over de gezinssituatie
Gegevens over voorgaande en lopende hulpverlening
Gezondheidsgegevens
- Hoe verkrijgen we deze persoonsgegevens?
Via de verwijzer of de intersectorale toegangspoort
Rechtstreeks van de jongere, diens ouders of opvoedingsverantwoordelijken
Van eerdere of lopende hulpverleners en betrokken instanties, mits daarvoor toestemming werd gegeven
Van onze eigen medewerkers, via hun observaties en verslaggeving
- Hoe lang bewaren we ze?
Het begeleidingsdossier: in de regel tot de leeftijd van 35 jaar van het kind of de jongere
Nachtfiches: 1 jaar na gebruik
- Met wie kunnen we deze persoonsgegevens delen (andere dan de met ons verbonden entiteiten)?
Onze eigen medewerkers die betrokken zijn bij de begeleiding
De verwijzer
De vervolghulpverlening
Het agentschap Opgroeien, in het kader van de verplichte registratie
Op eigen vraag: een afschrift aan het kind of de jongere zelf of aan diens ouders of opvoedingsverantwoordelijken (bv. voor oriëntatieverslagen)
Met instanties zoals de betrokken scholen of de betrokken vervoersmaatschappijen
Wat betreft gezondheidsgegevens: deze worden enkel gedeeld met personen die daartoe medisch bevoegd zijn en met onze eigen medewerkers die betrokken zijn bij de begeleiding
- Wordt er bij deze activiteiten aan geautomatiseerde individuele besluitvorming gedaan? Nee
- Is er bij deze activiteiten sprake van een doorgifte buiten de EER? Nee
4.6 Meldingen van grensoverschrijdend gedrag en ernstige incidenten
Wettelijke verplichting en algemeen belang – Wanneer zich grensoverschrijdend gedrag of een ernstig incident voordoet, registreren en onderzoeken we dit en melden we dit aan de bevoegde instanties. We doen dit om de veiligheid en de ontwikkeling van de kinderen en jongeren te beschermen en om te voldoen aan onze meldingsplicht.
Deze verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting en, waar gezondheidsgegevens of andere gevoelige gegevens worden verwerkt, op grond van een zwaarwegend algemeen belang.
- Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Identificatie- en contactgegevens van de betrokkenen
Een feitelijke beschrijving van het incident en van de genomen maatregelen
Gezondheidsgegevens en psychosociale gegevens, voor zover relevant
Gegevens over gerechtelijke of tuchtrechtelijke opvolging, voor zover van toepassing
- Hoe verkrijgen we deze persoonsgegevens?
Rechtstreeks van de jongere, diens ouders of opvoedingsverantwoordelijken
Van onze eigen medewerkers, via hun observaties en verslaggeving
Van andere betrokken diensten, zoals de school of het CLB
- Hoe lang bewaren we ze? 10 jaar na de afsluiting van de melding/het incident, tenzij de gegevens langer noodzakelijk zijn in het kader van een lopend onderzoek, klacht, toezichtsonderzoek of gerechtelijke procedure. Met wie kunnen we deze persoonsgegevens delen (andere dan de met ons verbonden entiteiten)?
Onze eigen medewerkers die betrokken zijn bij de begeleiding
De verwijzer
De ouders of opvoedingsverantwoordelijken van het kind of de jongere
De Zorginspectie en het agentschap Opgroeien
De politie en/of gerechtelijke autoriteiten
- Wordt er bij deze activiteiten aan geautomatiseerde individuele besluitvorming gedaan? Nee
- Is er bij deze activiteiten sprake van een doorgifte buiten de EER? Nee
4.7 Beheer van klachten en meldingen
Wettelijke verplichting – We nemen klachten en meldingen aan, behandelen ze, koppelen erover terug en gebruiken ze om de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren. We houden hiervoor een klachtenregister bij.
Deze verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op ons rusten inzake kwaliteit en klachtenbehandeling.
- Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Identificatie- en contactgegevens van de klager en van de betrokkenen
De inhoud van de klacht of melding en de gegevens die daarbij worden meegedeeld
De gegevens over de behandeling van en de terugkoppeling over de klacht
- Hoe verkrijgen we deze persoonsgegevens?
Via de verwijzer
Rechtstreeks van de jongere, diens ouders of opvoedingsverantwoordelijken
Via andere betrokkenen die een klacht of melding indienen
- Hoe lang bewaren we ze?
Voor het beheer en de opvolging van klachten en meldingen worden persoonsgegevens niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de behandeling, opvolging en eventuele juridische afhandeling ervan. Behoudens een langere bewaartermijn die noodzakelijk is in het kader van een geschil, worden afgesloten klachtendossiers gedurende 5 jaar na afsluiting bewaard. Voor meldingen die niet tot verdere opvolging leiden, wordt bewaartermijn van 1 jaar gehanteerd.
- Met wie kunnen we deze persoonsgegevens delen (andere dan de met ons verbonden entiteiten)?
De directie
Onze eigen medewerkers die betrokken zijn bij de begeleiding en de behandeling van de klacht of melding
- Wordt er bij deze activiteiten aan geautomatiseerde individuele besluitvorming gedaan? Nee
- Is er bij deze activiteiten sprake van een doorgifte buiten de EER? Nee
4.8 Beeldmateriaal
Toestemming – Tijdens onze activiteiten maken we soms foto’s en video-opnames. We gebruiken dit beeldmateriaal om over onze werking te communiceren, om onze externe uitstraling vorm te geven en om herinneringen te delen met de kinderen, jongeren en hun context. Voor externe communicatie worden geen gerichte foto’s van kinderen gebruikt.
Voor het verwerken van beeldmateriaal waarop de betrokkene gericht en herkenbaar in beeld is gebracht (bijvoorbeeld een portret of een foto waarbij de betrokkene het onderwerp van de opname is), zullen wij steeds een voorafgaande toestemming vragen. Voor sfeerbeelden, zoals opnames van een activiteit of groep in het algemeen, waarop personen niet doelbewust of op de voorgrond zijn vastgelegd, is geen afzonderlijke toestemming vereist.
Wanneer het beeldmateriaal betrekking heeft op een minderjarige, vragen wij de voorafgaande toestemming van de minderjarige zelf. Indien de minderjarige de leeftijd van onderscheiding nog niet heeft bereikt, wordt daarnaast de toestemming van de ouder(s) of wettelijke vertegenwoordiger gevraagd. Voor het recht op afbeelding wordt de leeftijd van onderscheiding vastgesteld op 14 jaar.
De toestemming wordt gevraagd tijdens de intake voor beeldmateriaal van het kind of de jongere, of voorafgaand aan de activiteit voor andere betrokkenen. De betrokkene heeft op elk moment de mogelijkheid om de gegeven toestemming in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden. Concreet betekent dit dat we het betreffende beeldmateriaal na intrekking van de toestemming niet langer zullen gebruiken.
- Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Foto’s en videomateriaal waarop de betrokkene gericht en herkenbaar in beeld is gebracht
- Hoe verkrijgen we deze persoonsgegevens?
Via onze medewerkers
Rechtstreeks van de jongere, diens ouders of opvoedingsverantwoordelijken
Via andere personen of organisaties die we inschakelen om beeldmateriaal vast te leggen
- Hoe lang bewaren we ze?
Tot het moment waarop de betrokkenen of ouder of opvoedingsverantwoordelijken de toestemming intrekt
- Met wie kunnen we deze persoonsgegevens delen (andere dan de met ons verbonden entiteiten)?
Onze eigen medewerkers die betrokken zijn bij de begeleiding en de behandeling
De jongere, diens ouders of opvoedingsverantwoordelijken
Bezoekers van onze website en van onze socialemediakanalen
Lezers van onze publicaties
- Wordt er bij deze activiteiten aan geautomatiseerde individuele besluitvorming gedaan? Nee
- Is er bij deze activiteiten sprake van een doorgifte buiten de EER? Nee
4.9 Werving en selectie
Toestemming voor (spontane) sollicitaties en het aanhouden van een wervingsreserve -Gerechtvaardigd belang voor actieve werving
Wanneer je (spontaan) solliciteert voor een functie bij OOOC Ter Heide vzw, verwerken wij persoonsgegevens over jou. We doen dit in functie van het rekruteren en selecteren van medewerkers voor openstaande of toekomstige vacatures. Deze verwerking (inclusief het aanleggen van een wervingsreserve) gebeurt op basis van je toestemming. Je hebt op elk moment de mogelijkheid om de gegeven toestemming in te trekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de gegevensverwerking tot het moment dat de intrekking plaatsvond.
Wanneer OOOC Ter Heide vzw zelf actief werft, verwerken wij eveneens persoonsgegevens over jou. Dit gebeurt enkel op basis van gegevens die publiek over jou beschikbaar zijn (bv. op platformen zoals LinkedIn en Google) of gegevens die aan ons bezorgd werden door derden. Deze verwerking gebeurt op basis van het gerechtvaardigd belang van OOOC Ter Heide vzw. Je kan hiertegen steeds bezwaar maken volgens de voorwaarden zoals beschreven bij 'recht op bezwaar' in het hoofdstuk 'Wat zijn je rechten en hoe kan je deze uitoefenen'.
Tot slot geven we mee we uitgaan van ons gerechtvaardigd belang om jouw persoonsgegevens in het kader van ons wervingsproces aan de met ons verbonden en geassocieerde vennootschappen door te geven. Dit doen we uiteraard steeds met het oog op het vinden van een voor jouw geschikte opdracht. Je kan hiertegen steeds bezwaar maken volgens de voorwaarden zoals beschreven bij ‘recht op bezwaar’ in het hoofdstuk ‘Wat zijn je rechten en hoe kan je deze uitoefenen’.
- Welke persoonsgegevens verwerken wij?
- Identificatie- en contactgegevens
- Andere gegevens zoals mogelijks vermeld op je CV of meegedeeld tijdens het sollicitatieproces:
- Persoonlijke kenmerken
- Sociale contacten
- Psychische gegevens (cfr. een beschrijving van je persoonlijkheid of karakter)
- Samenstelling van het gezin
- Vrijetijdsbesteding en interessen
- Academisch curriculum
- Beroepsbekwaamheid
- Professionele ervaring
- Lidmaatschap van/deelname in beroepsorganisaties
- Huidige betrekking
- Loopbaan
- Bedrijfskundegegevens (cfr. (gedeeltelijke) invaliditeit)
- Huidig loon
- Huidige extralegale voordelen
- Rijksregisternummer
- …
- Hoe verkrijgen we deze persoonsgegevens?
- (Spontane) sollicitatie: rechtstreeks van jou bij je sollicitatie
- Actieve werving: via derden zoals openbare platformen of tussenpersonen
- Hoe lang bewaren we ze?
- Bij niet weerhouden sollicitanten: we bewaren de persoonsgegevens over je sollicitatie tot maximaal 1 jaar na sollicitatie.
- Bij sollicitanten binnen onze wervingsreserve: zolang de toestemming niet wordt ingetrokken en tot maximaal 3 jaar na sollicitatie.
- Met wie kunnen we deze persoonsgegevens delen (andere dan de verbonden en geassocieerde vennootschappen)?
- De leden van ons interne selectieteam en, waar de functie dat vereist, de Raad van Bestuur
- Verwerkers (zoals bijvoorbeeld rekruteringskantoren) waar we beroep op doen om te werven en selecteren
- Wordt er bij deze activiteiten aan geautomatiseerde individuele besluitvorming gedaan? Nee
- Is er bij deze activiteiten sprake van een doorgifte buiten de EER? Nee
4.10 Beheer van leveranciersrelaties (incl. prospectie nieuwe leveranciers)
Gerechtvaardigd belang en uitvoering overeenkomst – OOOC Ter Heide vzw werkt samen met leveranciers en partners, legt hiervoor actief nieuwe contacten en bouwt aan relaties met bestaande leveranciers en partners. In het kader daarvan worden persoonsgegevens van medewerkers en contactpersonen bij onze leveranciers en partners verwerkt, onder meer om overeenkomsten tot stand te brengen, op te volgen en te bewaken.
Deze verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de (leveranciers)overeenkomst en aanvullend op basis van het gerechtvaardigd belang van OOOC Ter Heide vzw om leveranciersrelaties te onderhouden en uit te breiden. Je kan tegen dit laatste steeds bezwaar maken volgens de voorwaarden zoals beschreven bij 'recht op bezwaar' in het hoofdstuk 'Wat zijn je rechten en hoe kan je deze uitoefenen'.
- Welke persoonsgegevens verwerken wij?
- Identificatie- en contactgegevens
- Andere gegevens zoals mogelijks ter sprake gekomen tijdens verdere contacten:
- Beroepsgerelateerde gegevens
- Vrijetijdsbesteding en -interesses
- Persoonlijke bijzonderheden
- …
- Hoe verkrijgen we deze persoonsgegevens? Rechtstreeks van jou via het relatiebeheer, of via je werkgever
- Hoe lang bewaren we ze? Tot 7 jaar na afhandeling van een laatste opdracht of contact, en voor de contractdocumenten gedurende de looptijd van het contract en de daaropvolgende wettelijke bewaartermijnen
- Met wie kunnen we deze persoonsgegevens delen (andere dan de verbonden en geassocieerde vennootschappen)? Verwerkers (zoals bijvoorbeeld ons CRM-platform) waar we beroep op doen in het kader van ons relatiebeheer en onze administratie
- Wordt er bij deze activiteiten aan geautomatiseerde individuele besluitvorming gedaan? Nee
- Is er bij deze activiteiten sprake van een doorgifte buiten de EER? Nee
4.11 Financiële administratie, giften en sponsoring
Uitvoering van een overeenkomst en wettelijke verplichting – We verwerken persoonsgegevens om facturen te behandelen, betalingen af te handelen, giften en sponsoring te registreren en fiscale attesten af te leveren.
Deze verwerkingen zijn noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst met jou en om te voldoen aan de boekhoudkundige en fiscale verplichtingen die op ons rusten.
- Welke persoonsgegevens verwerken wij?
- Identificatie- en contactgegevens
- Rijksregisternummer
- Financiële identificatiegegevens, zoals je rekeningnummer
- Gegevens over de financiële transacties, giften en sponsoring
- Hoe verkrijgen we deze persoonsgegevens? Rechtstreeks van jou, of via je betaling of je gift
- Hoe lang bewaren we ze? Gedurende 10 jaar na de belastbare periode waarop ze betrekking hebben conform de wettelijke bewaartermijnen inzake boekhouding en fiscaliteit
- Met wie kunnen we deze persoonsgegevens delen (andere dan de met ons verbonden entiteiten)? Onze boekhouder, onze bank en de bevoegde fiscale administratie
- Wordt er bij deze activiteiten aan geautomatiseerde individuele besluitvorming gedaan? Nee
- Is er bij deze activiteiten sprake van een doorgifte buiten de EER? Nee
4.12 Camerabewaking
Gerechtvaardigd belang – We beheren de fysieke toegang tot onze gebouwen en lokalen via een sleutelplan en een toegangsregistratie. Daarnaast hangen er bewakingscamera’s aan de toegangen van onze gebouwen en in bepaalde delen van onze werkomgeving. Daarmee houden we toezicht op wie zich toegang verschaft tot onze gebouwen, voorkomen we ongeoorloofd gedrag, beschermen we de goederen van onze organisatie, onze medewerkers en de kinderen en jongeren, en kunnen we bij een incident of calamiteit nagaan wat er precies gebeurd is.
Deze verwerking steunt op ons gerechtvaardigd belang om de veiligheid van personen en goederen te waarborgen, en gebeurt met naleving van de camerabewakingswetgeving en de verplichtingen inzake camerabewaking op de arbeidsplaats. Je kan hiertegen steeds bezwaar maken volgens de voorwaarden zoals beschreven bij 'recht op bezwaar' in het hoofdstuk 'Wat zijn je rechten en hoe kan je deze uitoefenen'. De camerabewaking is aangeduid met de wettelijk voorziene pictogrammen en is aangegeven zoals de regelgeving voorschrijft.
- Welke persoonsgegevens verwerken wij?
- Beeldmateriaal van de camerabewaking
- Hoe verkrijgen we deze persoonsgegevens? Via onze camerabewaking
- Hoe lang bewaren we ze? Maximaal 28 dagen, tenzij de beelden nodig zijn als bewijs in het kader van een incident of misdrijf
- Met wie kunnen we deze persoonsgegevens delen (andere dan de met ons verbonden entiteiten)?
- De directie en de medewerkers die daarvoor bevoegd zijn
- De bewakingsonderneming waarop we beroep doen
- Desgevallend de politie of de gerechtelijke overheden
- Wordt er bij deze activiteiten aan geautomatiseerde individuele besluitvorming gedaan? Nee
- Is er bij deze activiteiten sprake van een doorgifte buiten de EER? Nee
5 Delen van persoonsgegevens met derden
Wanneer je onze website bezoekt, door ons begeleid wordt of anderszins gebruik maakt van onze werking kan het zijn dat we in het kader daarvan beroep doen op derde partijen, zoals partners, met ons verbonden entiteiten en leveranciers waaraan we je persoonsgegevens doorgeven. Deze derde partijen helpen ons onze werking te leveren, te ondersteunen en te ontwikkelen en leveren diensten zoals onder andere hosting, technische ondersteuning, communicatie, analyse en de verwerking van betalingen.
Met de partijen die persoonsgegevens in onze opdracht verwerken sluiten we verwerkersovereenkomsten, waarin we vastleggen dat zij de wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens naleven en de nodige technische en organisatorische maatregelen nemen. Onze eigen medewerkers, stagiairs en vrijwilligers zijn gebonden door het beroepsgeheim of door een vertrouwelijkheidsverklaring.
Het is bovendien mogelijk dat we in het kader van een reorganisatie, herstructurering, fusie, verkoop of andere overdracht van bedrijfsmiddelen ook gegevens delen (inclusief persoonsgegevens) met derde partijen. Wij delen de door jou verstrekte informatie, automatisch verzamelde informatie en informatie van anderen met deze derde partijen voor zover dat nodig is om hen in staat te stellen hun diensten of ondersteuning te verlenen. Bij de hierboven beschreven activiteiten geven we per activiteit aan met welke categorieën derde partijen, andere dan de verbonden en geassocieerde vennootschappen, we je persoonsgegevens delen.
Verder kan het zijn dat we toegang tot je gegevens moeten verstrekken of je gegevens moeten doorgeven omwille van een wettelijke verplichting. Dit aan autoriteiten, overheidsinstellingen of andere derden, zoals het agentschap Opgroeien, Zorginspectie, de jeugdrechtbank of het parket. Bij de hierboven beschreven activiteiten vind je hierover meer informatie.
Tot slot geven we je gegevens mogelijks door indien dit in het kader van je vitaal belang nodig mocht blijken.
6 Doorgeven van persoonsgegevens buiten de EER
OOOC Ter Heide vzw probeert de doorgifte van persoonsgegevens aan derde partijen buiten de Europese Economische Ruimte (hierna: “EER”) steeds te beperken.
Wanneer dit toch het geval zou zijn zullen we er in deze situatie zo snel als mogelijk voor zorgen dat deze doorgifte in overeenstemming met de AVG (door o.a. de aanwezigheid van een adequaatheidsbesluit in het betreffende land of het inregelen van een gepast alternatief, desgevallend aanvullende maatregelen, etc.) wordt gebracht.
We verwijzen voor de specifieke doorgiftes naar het hoofdstuk 4 - “Waarom en hoe verwerken wij je persoonsgegevens?”.
7 Hoe lang bewaren we je persoonsgegevens?
Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doeleinden te realiseren waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld of volgens de wettelijke verplichting die ons is opgelegd. We verwijzen voor de specifieke bewaartermijn naar het hoofdstuk “Waarom en hoe verwerken wij je persoonsgegevens?”).
8 Geautomatiseerde individuele besluitvorming
De Europese wetgeving rond gegevensbescherming (GDPR/AVG) legt organisaties bepaalde voorwaarden op wanneer ze besluiten nemen over individuen uitsluitend op basis van verwerkingen die volledig geautomatiseerd zijn, waaronder profilering, en wanneer deze besluiten rechtsgevolgen of andere significante gevolgen hebben. OOOC Ter Heide vzw doet niet aan dit soort besluitvorming.
9 Wat zijn je rechten en hoe kan je deze uitoefenen?
OOOC Ter Heide vzw vindt het belangrijk dat je steeds zelf controle behoudt over de verwerking van je persoonsgegevens. Hieronder vind je meer informatie over de verschillende rechten waarover je beschikt en beroep kan doen met betrekking tot de verwerking van je persoonsgegevens:
Afhankelijk van de verwerking en de rechtsgrond van die verwerking is het mogelijk dat bepaalde voorwaarden of beperkingen gekoppeld zijn aan de uitoefening van onderstaande rechten.
Voor de gegevens in het begeleidingsdossier van een kind of jongere gelden daarnaast de specifieke regels van het decreet betreffende de rechtspositie van de minderjarige in de integrale jeugdhulp. Die regels bepalen onder meer hoe en in welke mate een minderjarige en zijn of haar ouders of opvoedingsverantwoordelijken toegang krijgen tot het dossier, en wanneer bepaalde gegevens niet of slechts onrechtstreeks kunnen worden ingekeken, bijvoorbeeld omdat ze betrekking hebben op derden of omdat het beroepsgeheim of het belang van de minderjarige zich daartegen verzet. We lichten je hierover graag verder toe.
Voor het uitoefenen van onderstaande rechten, of informatie daaromtrent, kan je contact opnemen met info@ooocterheide.be. We geven dan ook meer informatie als er bepaalde modaliteiten gekoppeld zijn aan je verzoek. Voorts is het mogelijk dat we extra informatie vragen om je identiteit te verifiëren zodat je persoonsgegevens niet ten onrechte worden verwijderd of worden gedeeld met iemand die daar geen recht op heeft. We trachten zonder onredelijke vertraging, maar in elk geval binnen een termijn van één maand na ontvangst van jouw verzoek hierop te reageren. Indien wij niet binnen een termijn van één maand kunnen reageren en de termijn moeten verlengen, of als wij geen gevolg zullen geven aan het verzoek, zullen wij jou daarvan in kennis stellen.
9.1 Recht op inzage:
In het geval dat wij je persoonsgegevens verwerken, heb je recht op toegang tot je persoonsgegevens, alsook tot bepaalde aanvullende informatie zoals omschreven in deze privacyverklaring. Je hebt het recht van ons een kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die wij in ons bezit hebben, op voorwaarde dat dit geen nadelige invloed heeft op de rechten en vrijheden van anderen. Het eerste exemplaar word je kosteloos bezorgd, maar bij herhaaldelijke vraag behouden wij ons het recht voor om een redelijke vergoeding in rekening te brengen.
9.2 Recht op verbetering:
Indien de persoonsgegevens die wij over jou bewaren onnauwkeurig of onvolledig zijn, heb je het recht om deze informatie te laten corrigeren of, gelet op de doeleinden van de verwerking – te voltooien.
9.3 Recht op beperking van de verwerking:
Je hebt het recht de verwerking van je persoonsgegevens te laten beperken. Dit betekent dat de persoonsgegevens alleen door ons mogen worden opgeslagen en alleen voor beperkte doeleinden mogen worden gebruikt. Dit recht is van toepassing indien één van de volgende situaties zich voordoet:
- Je betwist de juistheid van de persoonsgegevens, gedurende een periode die ons in staat stelt de juistheid van de persoonsgegevens te controleren;
- De verwerking is onrechtmatig maar je verzet je tegen het wissen van de persoonsgegevens en verzoekt in de plaats daarvan om beperking van het gebruik ervan;
- Wij hebben je persoonsgegevens niet meer nodig voor de hierboven beschreven verwerkingsdoeleinden maar jij hebt deze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering; of,
- Je hebt bezwaar gemaakt tegen een verwerking en vraagt ons tot beperking van de verwerking in afwachting van het antwoord op de vraag of onze belangen zwaarder wegen dan die van jou.
Naast ons recht om je persoonsgegevens op te slaan, kunnen we deze nog steeds verwerken, maar alleen:
- Met je toestemming;
- Voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van een rechtsvordering;
- Ter bescherming van de rechten van een andere natuurlijke of rechtspersoon; of
- Om redenen van openbaar belang.
Vooraleer we de beperking van de verwerking van je persoonsgegevens opheffen, word je daarover geïnformeerd.
9.4 Recht op gegevensoverdraagbaarheid:
Indien de verwerking van je persoonsgegevens berust op jouw toestemming, en de verwerking via geautomatiseerde processen wordt verricht, heb je het recht om een kopie van je persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm. Je hebt bovendien het recht om jouw persoonsgegevens, indien dit technisch mogelijk is, rechtstreeks door ons aan een derde partij te laten bezorgen. Dit recht is niet van toepassing wanneer dit afbreuk zou doen aan de rechten en vrijheden van anderen.
9.5 Recht op bezwaar:
Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens in de hierboven beschreven activiteiten. In het laatste geval kan dit enkel indien de activiteit gerelateerd is aan (1) de uitvoering van een taak van algemeen belang of bij de uitoefening van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan ons is verleend of (2) de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of die van een derde.
Indien je bezwaar maakt tegen de verwerking van je persoonsgegevens, zullen wij de persoonsgegevens niet meer verwerken, tenzij wij aantoonbare gerechtvaardigde belangen voor de verwerking kunnen aantonen die zwaarder wegen dan je belangen, grondrechten en fundamentele vrijheden.
Wanneer je persoonsgegevens worden verwerkt ten behoeve van direct marketing, ongeacht of het een aanvankelijke dan wel een verdere verwerking betreft, heb je het recht te allen tijde en kosteloos bezwaar te maken tegen deze verwerking, ook in het geval van profilering voor zover deze betrekking heeft op de direct marketing. Indien je zo’n bezwaar maakt, zullen wij stoppen met het verwerken van je persoonsgegevens voor dit doeleinde.
9.6 Recht op gegevenswissing (recht op vergetelheid):
Je hebt het recht om ons het wissen van je persoonsgegevens te verzoeken. Dit betekent dat de persoonsgegevens door ons zonder onredelijke vertraging moeten worden verwijderd. Dit recht is van toepassing indien één van de volgende situaties zich voordoet:
- De persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt;
- Je trekt je toestemming waarop de verwerking berust in, en er is geen andere rechtsgrond voor de verwerking van jouw persoonsgegevens;
- Je persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt;
- Wissing van je persoonsgegevens is noodzakelijk om in overeenstemming te zijn met Europees of Belgisch recht;
Indien je ons verzoekt je persoonsgegevens te wissen, zullen wij de persoonsgegevens wissen tenzij één van de volgende situaties (uitzonderingen) zich voordoet:
- De verwerking kadert in het uitoefenen van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie;
- Het wissen is niet aan de orde gezien redenen van algemeen belang op het gebied van volksgezondheid;
- Het wissen is niet aan de orde gezien de nood aan archivering in het algemeen belang, of statistische doeleinden;
- Er geldt een wettelijke verplichting de gegevens te behouden; of,
- Het wissen is niet aan de orde gezien de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
9.7 Recht op het intrekken van je toestemming:
Wanneer je toestemming gegeven hebt voor een bepaalde verwerkingen van je persoonsgegevens, kan je deze op elk moment terug intrekken. Je toestemming intrekken proberen we zo eenvoudig mogelijk te maken en in de mate van het mogelijke even eenvoudig als het geven van je toestemming.
9.8 Recht om je te verzetten tegen de verwerking van je persoonsgegevens bij geautomatiseerde individuele besluitvorming:
Wanneer je persoonsgegevens gebruikt worden in het kader van een geautomatiseerde individuele besluitvorming en wanneer deze besluiten rechtsgevolgen of andere significante gevolgen hebben kan je ons verzoeken om je gegevens niet meer te gebruiken. Indien je je verzet tegen deze verwerking zullen we de verwerking stopzetten of beperken tenzij er dwingende redenen zijn om dat wel te doen.
10 Bij wie kan ik met verdere vragen of eventuele klachten rond privacy terecht?
Indien je na het lezen van deze privacyverklaring verdere vragen of opmerkingen hebt met betrekking tot de verzameling en verwerking van jouw persoonsgegevens, kan je steeds contact opnemen met ons op volgend e-mailadres: info@ooocterheide.be.
Daarnaast heb je het recht om eventuele opmerkingen en opmerkingen of klachten over te maken aan de toezichthoudende autoriteit die verantwoordelijk is voor gegevensbescherming. Je kan dit doen in de EU-lidstaat waar je verblijft, de plaats waar je werkt of de plaats waar de vermeende inbreuk heeft plaatsgevonden. In België kan je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
Omdat we een groot belang hechten aan onze onderlinge relatie verzoeken we je om steeds eerst contact met ons op te nemen zodat we een oplossing kunnen uitwerken voor wat aan de basis van je klacht ligt.
11 Aanpassingen aan de privacyverklaring
Onze organisatie en ook onze website zijn een dynamische omgeving. Deze privacyverklaring kan aangepast worden, als onze werking of de geldende wetgeving dat vragen. Dat betekent dat wij voortdurend op zoek gaan naar een betere dienstverlening op jouw maat. Het is mogelijk dat er nieuwe toepassingen komen waarbij we je persoonsgegevens op een andere manier zullen verzamelen of verwerken. Uiteraard brengen we je op de hoogte wanneer er belangrijke wijzigingen aan deze privacyverklaring zijn, en zullen we je toestemming vragen als dat nodig is.